Vóór de beurs - organisatie
Een succesvolle beursdag valt of staat met een goede voorbereiding. Het is goed om hier een tijd van tevoren al tijd voor vrij te maken met je ‘beursteam’. De organisatie begint vaak met de 3 B’s: Budget, Begroting en Beurskeuze. Niet zomaar elke beurs is geschikt en levert het gewenste effect op, natuurlijk. Met een ijzersterke organisatie investeer je je budget op een doeltreffende manier. Download de beurschecklist om gebruik te maken van het handige begrotingsformat. Zo weet je zeker dat je geen kosten vergeet.
Budget en begroting
First things first: voordat je écht van start kunt gaan, is het belangrijk te weten welk budget beschikbaar is gesteld. Is dat bekend, dan kun je van start met een begroting maken. De makkelijkste manier hiervoor is het naast elkaar leggen van alle verwachte inkomsten en uitgaven. In de checklist vind je begrotingsformat, zodat je eenvoudig je begroting kunt opstellen. Handig!
Beurskeuze
De selectie van de beurs waar je gaat staan, is ook bepalend voor je begroting. Je gaat natuurlijk niet op de eerste de beste beurs staan, dat weten we allemaal. Maar alleen met het kiezen van het juiste vakgebied of beurslocatie ben je er nog niet. Want, waar zit je doelgroep? En heb je dan een passende beurs gevonden, controleer dan ook meteen of de datum of data niet samenvallen met een andere (belangrijke) gebeurtenis en of het personeel dat je graag mee wilt hebben, die dag beschikbaar is.
De inrichting en aankleding van je stand: een vak op zich
We weten allemaal dat je stand er aantrekkelijk uit moet zien en tegelijkertijd functioneel moet zijn. Het kan handig zijn om, voordat je een stand inricht, je doelstellingen helder te hebben. Niet bang zijn dat het per beurs zo een heel duur grapje wordt, want een inrichting voor je stand hoef je niet per se te kopen. Je kunt namelijk ook huren!
Misschien heb je al bedacht wat voor (sta)tafels, stoelen of misschien wel een bar je gaat neerzetten. Zo niet, dan is dit een belangrijk aandachtspunt. Bekijk allereerst hoeveel ruimte er beschikbaar is. Het kan ook zo zijn dat dit andersom kan, dat je je inrichting bepaalt en op basis daarvan een bepaalde ruimte afneemt. Hierbij moet je ook zeker denken aan alle nutsvoorzieningen. Waar zitten de stopcontacten? Is er een tv-aansluiting? Zit je in bijvoorbeeld de horecabranche, dan kan het zelfs zo zijn dat je gas nodig hebt. De inrichting, samen met de aankleding, geven de eerste indruk. Die moeten je bezoeker overhalen om langs te komen! Uitstippelen hoe je je stand gaat inrichten?
Download onze gratis beurschecklist en maak gebruik van de handige standplattegrond. Hierin schets je eenvoudig jouw standinrichting.
In de downloadbare PDF heb je ruimte om je stand te schetsen.
Daarna is het tijd om de vooraf bepaalde doelstelling te behalen.
Wist je dat de plaats van je stand alleen al daar flink aan kan bijdragen? Voor zover mogelijk is het handig een plaats te kiezen:
-
In de buurt van seminars en lezingen over jouw vakgebied of onderwerp.
Staat jouw stand op de route van of naar een populaire lezing, dan heb je een grote kans dat je meer bezoekers krijgt.
-
Bij bijzondere of spectaculaire attracties.
Attracties zijn perfect om op mee te liften. Geeft de beursorganisatie alvast een voorlopige plattegrond vrij en zie jij dat er nog plek is naast de stand met simulator? Bingo!
-
Met zoveel mogelijk ruimte om je stand heen.
Wie dicht op anderen zit, zal minder snel aandacht trekken dan iemand die met zijn stand op zichzelf staat.
-
Op de route. Probeer de looproute van de bezoekers uit te stippelen en plan op die route je stand.
Zeker weten dat bezoekers naar het toilet moeten of bij de barista koffie gaan halen. Doe er je voordeel mee.
-
Ver van de concurrenten af, of juist er dichtbij.
Organisatoren zullen snel geneigd zijn om jou bij je concurrenten te plaatsen, voor het gemak van de bezoeker. Maar ga na of je dit wilt!
Wist je dat bezoekers sneller en meer aandacht geven aan stands die aan de rechterkant staan?
Catering
Beurzen staan bekend om lange, drukke dagen. Heel belangrijk om goed te blijven drinken en de tijd te nemen om te eten. Laat je de catering verzorgen door de beursorganisatie zelf, of zorg je voor cash zodat je beurspersoneel zelf een broodje kan halen? Denk ook aan de snelle snack wanneer er even geen tijd is om uitgebreid te lunchen! Over snacks gesproken... Zeker weten dat er meer mensen naar jouw stand komen als er iets te snacken of te drinken valt!
Je doelstellingen: waar doe je het voor?
Waarom zou je investeren in iets als een beurs als je niet weet waarvoor je het doet? Een actie zoals een beursdeelname ontstaat vaak al vanuit een bepaald vraagstuk of probleem. Dat kan te weinig naamsbekendheid zijn of bijvoorbeeld een nieuw product dat onder de aandacht gebracht moet worden. Heldere doelstellingen motiveren ons en helpen ons evalueren. Hoe bepaal je die? Weet dat er over het algemeen 5 basis redenen zijn om op een beurs te gaan staan:
- Netwerken: nieuwe relaties vinden;
- Relatiebeheer: bestaande relaties behouden of uitbouwen;
- New business: leads verzamelen, iets verkopen of direct afspraken inplannen;
- Merk- of naamsbekendheid: nog bekender worden bij je doelgroep, of juist daarbuiten;
- Productlancering: een nieuw product onder de aandacht brengen.
Welke doelstellingen heb jij? Denk eraan dat het er ook meerdere kunnen zijn.
Maak je doelstellingen wel meetbaar. Wil je X producten verkopen? X% van de bezoekers tot leads maken? Think about it!
Laat zien wie je bent
Plek vastgelegd, ruimte bepaald, stand ingericht en doelstellingen op papier gezet? Dan is het tijd om de (re)presentatie te bepalen. Wat voor kleding dragen jullie? Heb je weggevers? Drukwerk? Het is belangrijk je huisstijl aan te houden en in je uitingen rekening te houden met je doelgroep. Een zakelijke, welvarende doelgroep in een hogere leeftijdsklasse, vraagt om vousvoyeren. Daar hoort nette kleding bij en koffie wordt geserveerd in kop en schotel. Een jonge doelgroep die met ‘jij’ aangesproken kan worden vraagt eerder om ‘casual netjes’. Een grappige naambadge kan er dan ook zeker mee door. Hoe dan ook, houdt jullie mooie huisstijl altijd in het achterhoofd. Of dat nou zakelijk is of juist wat informeler. Even op een rijtje: hoe laat je zien wie je bent?
- Dresscode: hoe kleedt je personeel zich?
- Naambadges: zakelijk of juist speels en hip?
- Drukwerk: visitekaartjes, flyers, brochures, banners, et cetera
- Weggevers: om onthouden te worden deel je functionele giveaways met je logo erop uit
(denk aan notitieboekjes, pennen, een drinkfles, etc.)
Vervoer van middelen en mensen
Het kan zo zijn dat je je eigen beursmaterialen en meubilair zelf naar de locatie moet vervoeren. Bedenk tijdig of je dit zelf verzorgt of dat je een vervoersbedrijf inhuurt. Stem je ook af met de organisatie wie de stroom en je tv aansluit?
Bekendmaken: laat je doelgroep weten dat je er bent
Je wilt leads genereren, je laten zien, mensen overtuigen voor jouw product of dienst... Dan is de eerste stap om te laten zien dat je op de beurs te vinden bent. De meeste beurzen bieden je de mogelijkheid om jouw logo en informatie aan te leveren voor hun website. Daarmee is de eerste stap al gezet. Maar promotie doe je natuurlijk ook zelf. Stuur zo’n 6 weken van tevoren een persbericht uit en adverteer in een krant, vakblad of magazine. Nodig vervolgens je klanten en andere belangrijke relaties uit. Tip: stuur niet alleen een kaartje met het feit dat je op de beurs staat en dat ze van harte welkom zijn. Stuur iets mee om ze er ook echt toe te zetten om langs te komen en laat weten waarom het zo interessant is voor ze!
Maak een draaiboek
Een draaiboek geeft een ontzettend handig overzicht waar je overal aan moet denken en wat er moet gebeuren. De één maakt een draaiboek alleen voor de beursdag zelf en de ander stippelt hierin de gehele voorbereiding over het hele jaar uit. In een draaiboek plan je alles wat er gaat gebeuren, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe lang iets duurt. Als extraatje kun je een rouleerschema opnemen voor het beurspersoneel of een lijst met telefoonnummers.
Overige zaken
Een puntje waar niet altijd aan wordt gedacht, is een verzekering. Tijdens het opbouwen, afbreken en vervoeren kan het gebeuren dat er iets beschadigt. Daarvoor kun je een exposantenverzekering afsluiten. Hierbij kun je vaak zelfs je personeel verzekeren, bijvoorbeeld in geval van ongelukken.
Zorg voor je personeel... Niet voldoende personeel beschikbaar? Huur personeel in om jouw stand te bemannen. Rijden ze ‘s avonds naar huis of is het misschien praktischer om ergens te overnachten? Zoek als het even kan ook alvast uit of er parkeerkaarten beschikbaar zijn als standhouder.
En dan nog iets héél kleins, maar oh zo handig: zorg voor vochtige doekjes. Van alle bezoekers die op een dag langskomen, zal er vast wel eentje met z’n koffie knoeien. In dat geval ben jij goed voorbereid en houd je je stand netjes (denk hierbij ook aan je huisstijl). Last, but not least: de afwezigheidsassistent.
Zorg dat iedereen die mee gaat naar de beurs, netjes zijn afwezigheidsassistent instelt op de mail. Dit is nog maar het begin, wil je nog meer handige tips? Download onze gratis beurschecklist en ontvang een uitgebreid overzicht
Tijdens de beurs – actie
Hier moet het gebeuren, tijd om te knallen! Wanneer alles tot in de puntjes geregeld en gepland is, is het tijd voor actie. Hoe zorg je dat je indruk maakt, opvalt en onthouden wordt? Download voor nog meer tips onze gratis checklist.
Zo trek je mensen naar je stand
Bezoekers naar je stand trekken kan met allerlei foefjes. Een speciale actie, een toffe weggever en natuurlijk met de hierboven genoemde aankleding van je stand. Maar je kunt ook een autoritair persoon inhuren. Een aandachtstrekker of iemand die de geloofwaardigheid nog meer doet stijgen.
Zo was er een bedrijf dat een komisch persoon inhuurde op een technische beurs. Een karakter van een onhandig, klungelig klusmannetje liep rond en sprak mensen aan. Hij kwam ook voor in het promotiefilmpje op de beursstand, hij werd natuurlijk herkend! Zoiets moet natuurlijk wel bij je doelgroep passen, maar vaak valt zoiets in de smaak.
Over smaak gesproken: liefde gaat door de maag! Een lekkere snack zal ook zeker mensen naar je stand trekken, waardoor jij gemakkelijker het gesprek aan kunt gaan.
Gesprekken voeren
Beurzen draaien om gesprekken voeren en dat wil je natuurlijk ook. Dat is voor jou hét moment om indruk te maken en je te profileren. Om geen waardevolle tijd te verspillen, is het belangrijk om er zo snel mogelijk achter te komen of er een match is of niet. Stel de juiste vragen en vertel in een pitch kort en bondig over je dienst en/of product. Let ook hierbij op de tone of voice: hoe spreek je de bezoeker aan? Oh ja, en een frisse adem is het halve werk!
Iemand die interesse heeft na een gesprek, moet je bij je houden. Daar wil je gegevens van: een e-mailadres of telefoonnummer, zodat je meer informatie kunt sturen of kunt bellen. Dat moet eenvoudig, aantrekkelijk en vrijblijvend zijn, of in elk geval lijken. Houd die 3 begrippen in het achterhoofd wanneer je de bezoeker om zijn gegevens vraagt. Zo’n leadformulier kun je natuurlijk ook heel goed aan een (win)actie verbinden. Geef iets leuks weg wanneer iemand zijn gegevens achterlaat. In de checklist vind je een aantal geschikte weggevers.
Pics or it didn’t happen
Een laatste tip tijdens de beurs: maak foto’s! Leg alles vast en deel het allereerst met je collega’s, maar ook met je doelgroep. Mensen vinden het vaak hartstikke leuk om te zien hoe het bedrijf het heeft gedaan op de beurs. Zo laat je ook nog eens extra zien wie je bent en wat je kunt als bedrijf. Een aftermovie is een leuke manier om deze beelden samen te voegen.
Na de beurs – blijven hangen
Aan alles komt een eind. Of dat lijkt zo... Want na de beurs kun je nog heel veel doen om je bezoekers verder de funnel in te drijven. De leads die je hebt gegenereerd, ga je nu opvolgen. Het kan ook zijn dat je al iemand zover hebt gekregen om een aankoop te doen. Klasse! Ook deze persoon geef je nog steeds aandacht.
Relatiegeschenken
Een manier om onthouden te worden is het inzetten van relatiegeschenken. Die kun je geven wanneer bezoekers je stand verlaten, maar kun je ook een tijdje na de beurs opsturen. Cadeautjes geven een gevoel van waardering en de neiging om iets terug te doen, in de vorm van een aankoop bijvoorbeeld. Wil je zeker weten dat je voor het perfecte relatiegeschenk kiest? Download onze beurschecklist. Hier vindt je een overzicht met echte beurs musthaves om uit te delen.
Evalueren
Wat ging goed en wat kon beter? Een paar dagen na de beurs zit het allemaal nog vers in je geheugen. Het is natuurlijk belangrijk om te weten of je beursdeelname succesvol was: zijn je doelstellingen behaald?
Download de gratis checklist, hierin vind je een handige vragenlijst om de beurs mee te evalueren. Wanneer je aan opvolging doet, wil je uiteraard ook weten wat dat oplevert. Spreek af om bijvoorbeeld elke 2 weken een update te geven van deze resultaten. Vanuit daar kun je eindeloos verder werken! De eindevaluatie vindt daarom ook pas na een paar maanden plaats. Tegen die tijd heb je namelijk ook iets te zeggen over de resultaten van ná de beurs.
Don’t forget:
Download nu gratis de checklist + vele extra's!
Evalueer ook het draaiboek. Verliep alles soepel, had je misschien ergens tijd te kort of juist over? Pas het waar nodig aan, zodat je de volgende keer nóg beter voorbereid op pad gaat!
België 
